W dobie cyfrowej, a zwłaszcza w dobie telepracy, praktyki takie jak podpis elektroniczny są preferowane przez firmy. Okazuje się, że jest to skuteczne, bezpieczne i prawnie uzasadnione rozwiązanie do podpisywania dokumentów i zastępowania wersji odręcznej. Chcesz wiedzieć więcej o podpisie elektronicznym? Przeczytaj poniższe odpowiedzi.
Co to jest podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny to ciąg znaków, dzięki któremu podpisujący wyraża zgodę na dokument elektroniczny. Jest to mechanizm, który ma na celu zagwarantowanie integralności pliku, bez fizycznego kontaktu i w sposób niezmienny. Innymi słowy, po podpisaniu dokumentu drogą elektroniczną nie można go zmienić ani zakwestionować.
Proces jest całkowicie zdematerializowany, osoba nie drukuje ani nie skanuje niczego, a jedynie podpisuje ze swojego nośnika (smartfon, komputer, tablet). Należy zaznaczyć, że z prawnego punktu widzenia ma on taką samą wartość jak podpis odręczny. Jest to więc proces prawny uznany nie tylko przez prawo Polskie, ale także przez prawo Unii Europejskiej.
To z kolei gwarantuje dopuszczalność podpisanego w ten sposób dokumentu jako dowodu w sądzie. Podpis elektroniczny ułatwia wymianę plików, automatyzuje przetwarzanie danych, oszczędza czas i pieniądze. Jest niezawodny (prawnie wiążący), a także opłacalny, ponieważ oszczędzasz na druku, tuszu i papierze.
Gdzie można ją wykorzystać?
Podpis elektroniczny może być stosowany w niemal każdym sektorze działalności gospodarczej, począwszy od sprzedaży. Możesz go używać do podpisywania zamówień zakupu, zatwierdzania mandatów lub umów sprzedaży. Obowiązuje również w przypadku ofert, faktur i dalej w dziedzinie zasobów ludzkich. Rzeczywiście, można używać podpisu elektronicznego na umowach o pracę i kartach wynagrodzeń.
Może być stosowany do umów o świadczenie usług, umów partnerskich, umów najmu i umów o zachowaniu poufności. Dotyczy to również przetargów, przedłużania okresów próbnych, protokołów i dokumentów otwarcia rachunków bankowych. Nie zapominając o aktach księgowych, aktach nieruchomości, aktach notarialnych, i wielu innych, bo lista nie jest wyczerpująca.
Jak działa podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny działa dzięki asymetrycznemu procesowi kryptograficznemu, który gwarantuje jego odporność na fałszowanie. W pierwszej kolejności należy wybrać zaufaną firmę zewnętrzną, firmę, która jest w stanie zaoferować takie rozwiązania. Po wybraniu narzędzia do składania podpisu elektronicznego przechodzimy na stronę dostawcy. Następnie zaloguj się za pomocą danych logowania lub klucza elektronicznego, aby dodać pliki do podpisania.
Dla przypomnienia, mogą to być dokumenty w formacie PDF, Word lub zgodnie z możliwościami oferowanymi przez zaufaną stronę trzecią. Następnie wyślesz pliki do odbiorców, zaprosisz sygnatariuszy podając ich dane kontaktowe, w szczególności numer telefonu lub e-mail. Każdy z nich otrzyma powiadomienie, a także kod SMS-em, który zabezpieczy proces i potwierdzi jego tożsamość.
